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día 54: el meollo de las facturas y la liquidación trimestral del IVA

septiembre 29, 2008

Como siempre que concluye un trimestre son legión los autónomos y empresarios (yo entre ellos) preocupados con el saldo que presentan las facturas emitidas y recibidas durante el periodo. La razón es el particular sistema de recaudación del IVA en nuestro país. Pero vayamos por partes:

Si es la primera vez que emites una factura, debes tener en cuenta varios aspectos para hacerlo correctamente. La primera es que el importe y las condiciones de pago de la factura deben estar claramente pactados de antemano con tu cliente. Tener que anular y repetir facturas es la forma más tonta de perder el tiempo.

Otra cuestión relevante son los elementos que componen la factura. Se trata de un documento con valor jurídico y debe contener necesariamente los siguientes datos:

– número de factura

– fecha de emisión

– datos fiscales del emisor y del receptor de la factura

– concepto (producto vendido o servicio prestado) e importe

En este ejemplo puedes ver lo descrito hasta aquí:
factura1

 

En la parte inferior de la factura suele figurar el importe del impuesto aplicable (en este caso el 16% de IVA), el total resultante tras sumar el importe y el impuesto, así como la condiciones de pago (contado o vencimiento a x días). Opcionalmente se puede indicar el número de cuenta bancaria donde realizar el ingreso. A continuación tienes una muestra:
factura2

 

Queda claro que en cada venta o compra que hacemos hay que añadir, sobre el precio de partida el importe del IVA o impuesto aplicable. Lo más habitual en el ámbito empresarial en nuestro país es pagar un 16% más por las cosas que compras y recibir un 16% más por las cosas que vendes. 

Y una vez concluido cada trimestre toca saldar cuentas con Hacienda: si has recaudado más IVA del que has pagado, te tocará abonar la diferencia durante los meses de abril, julio, octubre y enero. Sin embargo, si el resultado sale a tu favor, la administración no te transfiere la diferencia hasta el año siguiente. 

Al margen de la evidente injusticia recogida en el párrafo anterior, hay otra circunstancia que aún trae más de cabeza a los emprendedores: el cálculo no se hace sobre las entradas y salidas de caja, sino sobre lo reflejado en las facturas emitidas durante el periodo. Es decir, que una factura emitida en septiembre con vencimiento a 90 días te obliga a abonar el 16% correspondiente el 21 de octubre aunque tú no la vayas a cobrar hasta las navidades (sin tener en cuenta la posible morosidad).

En mi  caso concreto, los cálculos provisionales para el trimestre que hoy acaba serían los siguientes:

IVA reflejado en las facturas emitidas: 6.801 €

IVA reflejado en las facturas pagadas: 1.432 €

Saldo a favor de la Administración:     5.369 €

Con el agravante de que los pagos los he hecho todos al contado mientras que la mayor parte de las ventas aún no las he cobrado. Como mi tesorería no podría soportar esta situación, he recurrido a la fórmula a la que tantos emprendedores se acogen para sobrevivir en estas circunstancias: en lugar de emitir las facturas que tenía previstas para este mes de septiembre he pactado con mis clientes que las emitiremos con fecha 1 de octubre, posponiendo con ello un trimestre la correspondiente liquidación.  Ellos contentos porque se dilata su periodo de pago y yo feliz porque durante los tres meses de prórroga cobraré la mayor parte de las facturas y podré cumplir dignamente con Hacienda.

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