Archive for 29 septiembre 2008

día 54: el meollo de las facturas y la liquidación trimestral del IVA

septiembre 29, 2008

Como siempre que concluye un trimestre son legión los autónomos y empresarios (yo entre ellos) preocupados con el saldo que presentan las facturas emitidas y recibidas durante el periodo. La razón es el particular sistema de recaudación del IVA en nuestro país. Pero vayamos por partes:

Si es la primera vez que emites una factura, debes tener en cuenta varios aspectos para hacerlo correctamente. La primera es que el importe y las condiciones de pago de la factura deben estar claramente pactados de antemano con tu cliente. Tener que anular y repetir facturas es la forma más tonta de perder el tiempo.

Otra cuestión relevante son los elementos que componen la factura. Se trata de un documento con valor jurídico y debe contener necesariamente los siguientes datos:

– número de factura

– fecha de emisión

– datos fiscales del emisor y del receptor de la factura

– concepto (producto vendido o servicio prestado) e importe

En este ejemplo puedes ver lo descrito hasta aquí:
factura1

 

En la parte inferior de la factura suele figurar el importe del impuesto aplicable (en este caso el 16% de IVA), el total resultante tras sumar el importe y el impuesto, así como la condiciones de pago (contado o vencimiento a x días). Opcionalmente se puede indicar el número de cuenta bancaria donde realizar el ingreso. A continuación tienes una muestra:
factura2

 

Queda claro que en cada venta o compra que hacemos hay que añadir, sobre el precio de partida el importe del IVA o impuesto aplicable. Lo más habitual en el ámbito empresarial en nuestro país es pagar un 16% más por las cosas que compras y recibir un 16% más por las cosas que vendes. 

Y una vez concluido cada trimestre toca saldar cuentas con Hacienda: si has recaudado más IVA del que has pagado, te tocará abonar la diferencia durante los meses de abril, julio, octubre y enero. Sin embargo, si el resultado sale a tu favor, la administración no te transfiere la diferencia hasta el año siguiente. 

Al margen de la evidente injusticia recogida en el párrafo anterior, hay otra circunstancia que aún trae más de cabeza a los emprendedores: el cálculo no se hace sobre las entradas y salidas de caja, sino sobre lo reflejado en las facturas emitidas durante el periodo. Es decir, que una factura emitida en septiembre con vencimiento a 90 días te obliga a abonar el 16% correspondiente el 21 de octubre aunque tú no la vayas a cobrar hasta las navidades (sin tener en cuenta la posible morosidad).

En mi  caso concreto, los cálculos provisionales para el trimestre que hoy acaba serían los siguientes:

IVA reflejado en las facturas emitidas: 6.801 €

IVA reflejado en las facturas pagadas: 1.432 €

Saldo a favor de la Administración:     5.369 €

Con el agravante de que los pagos los he hecho todos al contado mientras que la mayor parte de las ventas aún no las he cobrado. Como mi tesorería no podría soportar esta situación, he recurrido a la fórmula a la que tantos emprendedores se acogen para sobrevivir en estas circunstancias: en lugar de emitir las facturas que tenía previstas para este mes de septiembre he pactado con mis clientes que las emitiremos con fecha 1 de octubre, posponiendo con ello un trimestre la correspondiente liquidación.  Ellos contentos porque se dilata su periodo de pago y yo feliz porque durante los tres meses de prórroga cobraré la mayor parte de las facturas y podré cumplir dignamente con Hacienda.

día 53: seguimiento económico-financiero

septiembre 21, 2008

El único medio para saber cómo está evolucionando nuestro negocio y el margen de maniobra con el que contamos según avanza el tiempo es llevar una contabilidad lo más constante posible que nos permita comparar los resultados reales con aquellos marcados previamente en nuestro presupuesto anual.

En este caso he aprovechado el comienzo de curso para poner al día todas las cuentas (horas y horas de recopilar facturas, consultar movimientos bancarios y rellenar hojas de cálculo) hasta obtener la tabla comparativa que podéis ver a continuación (los números del presupuesto original están en negro mientras que los reales están en rojo o azul según los casos):

comparativa_resultados_previstos y reales

En la parte de ingresos no hay una gran desviación con respecto a las previsiones. Tan sólo es destacable que el comienzo ha costado algo más de lo planificado, si bien luego hemos recuperado rápido el terreno perdido.

Sin embargo, la parte de gastos es la que marca la diferencia: gracias a la aplicación estricta de una ‘economía de guerra’ fruto del momento de crisis que vivimos, el gasto de estos primeros cinco meses ha sido casi un 50% inferior a lo presupuestado, con un reflejo inmediato en los resultados obtenidos.

Hay varias claves que explican cómo hemos logrado estos costes sensiblemente menores a lo previsto: 

1. plantilla muy ajustada: este punto resulta crucial, ya que el volumen de trabajadores tiene un efecto multiplicador sobre el resto de partidas. Iremos incorporando nuevos redactores únicamente cuando la demanda de nuestros clientes lo justifique.

2. eliminación de todos los gastos prescindibles: Internet reemplaza al quiosco, el correo electrónico al postal y el Metro predomina en nuestros desplazamientos.

3. partíamos de un presupuesto conservador: siguiendo el consejo de varios lectores de este blog, el presupuesto original estaba inflado aproximadamente en un 15% respecto a los cálculos realizados. Se puede comprobar como en prácticamente todas las partidas nos hemos situado por debajo de lo previsto (Relaciones Públicas es la excepción 😉 )

4. aplazamiento de la financiación bancaria: debido a la restricción y endurecimiento del crédito, así como a la ampliación de capital realizada en julio me he permitido el lujo de posponer el momento de pedir dinero al banco. De paso hemos logrado un ahorro muy sustancial en las correspondientes letras mensuales.

El balance es que septiembre se convierte en el primer en que estamos, aunque por poco, en positivo: 29 euritos que saben a gloria 🙂

día 52: incorporar estudiantes en prácticas

septiembre 13, 2008

Hacer cantera siempre es una buena idea y en el caso de un nuevo proyecto, una oportunidad ilusionante tanto para los que se incorporan como para los veteranos que comprobamos como enseñar es la mejor forma de aprender.

Incorporar becarios a una redacción o a cualquier otro tipo de estructura empresarial es una práctica que debe hacerse ateniéndose a unos determinados principios éticos y profesionales:

– Utilizar en la medida de los posible los cauces jurídicos adecuados: firmar un convenio con la universidad o centro de estudios correspondiente y respetar las normas de dicho acuerdo, como la figura de un tutor para cada estudiante y la existencia de una duración mínima y máxima para dichas prácticas.

Remunerar adecuadamente el esfuerzo de las personas: a pesar de que el principal beneficio para el estudiante en prácticas es la experiencia, habilidades y rodaje profesional que obtiene durante su desempeño en la redacción, en la medida en que está sacando trabajo adelante es justo remunerar económicamente su aportación y abonarle los gastos en los que incurre con motivo de sus prácticas. 

Centrar su actividad en sus intereses profesionales: esto debe quedar muy claro al principio de las prácticas. En nuestro caso, se trata de hacer ‘Periodismo y producción audiovisual’ y no fotocopias ni labores administrativas. Dar pequeñas responsabilidades que se van incrementando conforme avanzan las prácticas es, a menudo, una buena idea.

– Proporcionar los medios idóneos para su aprendizaje: tanto los medios materiales (ordenadores, acceso a Internet, cámaras…) como húmanos (deben saber a quién pueden recurrir ante cualquier duda o dificultad).

No utilizar a los becarios como sustitutos eventuales de profesionales en plantilla: típico de los períodos veraniegos, es muy común que cuando el ‘titular’ vuelve de vacaciones el becario tenga que ‘levantarse’ de su silla y acabar sus prácticas. Se trata de un desperdicio tanto para el estudiante como para la empresa. Un becario con la actitud y progresión adecuadas debe tener, en la medida de lo posible, posibilidades reales de incorporarse en el futuro a la plantilla de la empresa.

Seguimiento y evaluación de sus prácticas: el estudiante tiene derecho a saber si el aprovechamiento que ha hecho de su tiempo ha sido el adecuado y, en caso negativo, conocer las razones, así como las pautas que debería seguir para avanzar en su carrera profesional.

 

Desde la perspectiva del emprendedor es muy importante que la selección de los candidatos sea lo más rigurosa posible ya que, mientras que un buen becario soluciona problemas y eleva la velocidad de crucero del proyecto, un becario problemático puede convertirse en una fuente constante de quebraderos de cabeza y un despilfarro de los recursos siempre escasos de una start-up.

En mi caso no podría estar más contento con la incorporación de Boris y Pablo, así como con la breve pero productiva estancia de Christopher, quien de momento ha tenido que regresar a Amsterdam para proseguir sus estudios de periodismo multimedia.

día 51: gestionar los ingresos

septiembre 9, 2008

Durante este verano ha llegado el primer encargo importante para Agora News: un centenar de videos periodísticos que tenemos que entregar antes de finalizar octubre y que suponen un importante esfuerzo para todo el equipo. 

Pero además del reto humano, el encargo implica uno de los típicos quebraderos de cabeza para todo emprendedor: consigues por fin el contrato por el que tanto has luchado y te das cuenta de que la producción del mismo implica una serie de gastos importantes que tienes que afrontar de inmediato mientras que los pagos por tus servicios suelen demorarse 90 días desde que presentas la factura.

Se trata de un problema que tiene dos posibles soluciones: si gozas de una tesorería abultada, puedes aguantar el déficit de caja durante los tres, cuatro o cinco meses que tardas en ingresar con la tranquilidad de que contablemente las cifras salen.

Por el contrario, si tu tesorería va más bien justa, no te queda otro remedio que negociar previamente con tu cliente para cobrar por tu trabajo en función de una serie de hitos consensuados. Se trata de una práctica habitual en el mundo de la consultoría y la ingeniería donde determinados proyectos implican un esfuerzo financiero que no siempre está en condiciones de afrontar el proveedor. En mi caso he pactado un 30% por adelantado, un 30% en el ecuador del proyecto y el 40% restante tras completar el trabajo.  Según los casos, incluso puede resultar aceptable negociar un descuento equivalente al interés legal del dinero sobre el importe que se ha pagado por adelantado.