día 61. Sobrevivir a la crisis (III): de la venta al trueque

noviembre 8, 2008

En un entorno donde el valor del dinero tiende a infinito y el valor del trabajo tiende a cero, donde el dinero ya no es dinero, sino que es arroz que todos quieren acumular para evitar el riesgo de inanición, la supervivencia empresarial puede requerir el uso de fórmulas imaginativas:

El trueque es el sistema de intercambio comercial más antiguo de la Historia, muy anterior a la invención del dinero y que aún acapara el 40% del comercio mundial.Todas las organizaciones, salvo las de naturaleza financiera, tienen mucho que ganar y nada que perder con un uso inteligente del trueque.

Si hablamos de empresas de servicios, como es mi caso, la caída de la demanda puede conducir a un excedente de capacidad productiva que se puede aprovechar de diversos modos a la hora de crear valor o evitar desembolsos monetarios:

-Intercambio entre empresas de servicios: se puede obtener un desarrollo web a cambio de una produccion audiovisual, por ejemplo.

-Asociación con empresas afines que necesitan ahorrar: ante las dificultades de muchas empresas para mantener unos alquileres altos es planteable ‘hacer sitio’ a otra empresa en nuestras oficinas a cambio de compartir un único alquiler. La modalidad de trueque sería cuando una empresa aporta sus equipos materiales para uso común mientras la otra garantiza el espacio físico para albergar a ambas.

-Intercambio entre empresa y empleados: en caso necesario, se puede canjear el bonus o paga extra pactados por un portatil, una cámara u otro bien de consumo que no se requiera en el día a día. Otra opción es convertir dicho bonus en acciones o participaciones de la empresa.

-Patrocinios en especie: este es un caso especialmente interesante de trueque. Cuando no hay presupuesto para marketing convencional se puede lograr notoriedad de marca y acercamiento al público objetivo mediante el patrocinio en especie de determinados eventos. Agora News ha llevado a cabo esta fórmula de trueque recientemente durante la celebración del III Congreso Internacional de Nuevo Periodismo, en calidad de ‘Media Partner’ realizando entrevistas periodísticas con los ponentes invitados:

Como se puede entender fácilmente, es un caso claro de ‘win-win’ sin desembolso económico: gana el congreso porque obtiene difusión y proyección mediática y gana Agora News porque sitúa su logo entre los promotores del Congreso y obtiene un acercamiento directo a su clientela potencial, como se puede apreciar en esta entrevista al director del diario ABC.

día 60. Sobrevivir a la crisis (II): Aguantar tres años sin financiación

noviembre 4, 2008

En estos momentos ninguna start-up puede sobrevivir si depende de financiación externa (ya sean bancos, inversores o donativos). Y va a seguir siendo así, al menos, durante los próximos tres años (acogiéndome al secreto profesional no voy a revelar mi fuente).

La única forma de poder vivir sin financiación es tener una caja abultada (que no es mi caso), unos accionistas con capacidad de inyectar liquidez periódicamente (que ojala fuera mis caso) o el truco más viejo del mundo: que los gastos mensuales no superen los ingresos mensuales (lo que yo estoy haciendo).

He comentado en posts anteriores medidas para contener los gastos, pero hoy voy a añadir los pasos que he dado en las últimas semanas para reducir los costes hasta el umbral de la supervivencia empresarial:

-Reducir plantilla fija: de cuatro nóminas hemos bajado a dos. Los colaboradores representan, con ingresos similares, la mitad del coste empresarial que los empleados.

-Alojar vídeo en servidores gratuitos: Blip.tv se ajusta perfectamente a nuestras necesidades y no cuesta dinero.

-Reducir el sueldo del administrador: he vuelto a ser mileurista aunque esta vez con satisfacción. Si hay que hacer sacrificios, éstos deben empezar desde arriba.

-No viajar si no es imprescindible: Aviones, Hoteles, Gasolina, Comidas... acaban suponiendo una partida importante a fin de mes. Aunque haya que volverse sedentarios una temporada ya tenemos herramientas en la Web que nos permiten mantener el contacto con los que están lejos.

 

Y si no reduces los gastos a tiempo te puedes ver en una tesitura tan incómoda como la siguiente:

(Actualización 6-11-08: he publicado un análisis del ‘caso Mobuzz’ desde la perspectiva de la comunicación en  mi otro blog)

día 59: Sobrevivir a la crisis (I) De los costes fijos a los variables

octubre 25, 2008

Decía hace poco alguien que sabe un rato de economía «sabemos que hay una fiera en la selva. Podemos oírla. Pero aún no sabemos de qué tipo de fiera se trata ni cómo de peligrosa es». En otras palabras: «esperemos lo mejor pero estemos preparados para lo peor».

La cuestión para el empresario-emprendedor que ha puesto un negocio en marcha e intenta mantenerlo a flote es que parece que pintan bastos en el mercado y hay que prepararse para sobrevivir a la crisis. 

Una primera reflexión a este respecto es la estructura de costes de la propia organización. ¿cómo de flexible es? ¿aguantaría tanto una crisis moderada como una profunda recesión? Veamos las distintas hipótesis tomando como referente mis propias magnitudes financieras:

Hipótesis 1; no tomamos ninguna medida y se produce un crecimiento razonable del volumen de negocio:

escenario_1

Resultado: nuestros ingresos suben muy por encima de nuestro nivel de gastos logrando los resultados previstos en nuestro plan de negocio

 

Hipótesis 2; No tomamos ninguna medida y el volumen de negocio se estanca debido a la crisis:

escenario_2

Resultado: como decía un buen amigo «de fracaso en fracaso hasta la derrota final». O dicho de otro modo, con unos ingresos que nunca llegan al nivel de los gastos, ves como la empresa acumula pérdidas mes a mes hasta que toca echar definitivamente la persiana.

 

Hipótesis 3; Ante el estancamiento de ingresos descrito en el caso anterior, reducimos los gastos fijos al 40% del nivel actual mientras producimos para clientes con un coste variable equivalente al 50% del volumen de ingresos:

escenario_3

Resultado: la empresa mantiene los números negros, sin unos resultados tan elevados como en la hipótesis 1, pero con un buen nivel de rentabilidad.

 

Hipótesis 4; Con la variabilización de costes descrita en la hipótesis anterior, nos encontramos con que los ingresos de nuestra empresa en 2009 caen dramáticamente debido a la crisis:

escenario_4

 

Resultado: no ganamos dinero, pero tampoco lo perdemos. La empresa puede aguantar la mala racha gracias a su estructura de costes variables, a la espera de que vuelvan mejores tiempos.

 

Conclusión: cuando no puedes permitirte el lujo de jugarte el futuro de tu empresa a cara o cruz, la ‘variabilización de los costes’ se convierte en una estrategia necesaria para garantizar la supervivencia. Esta reconversión de tu organización exige necesariamente una plantilla de menores dimensiones y una gran capacidad para recurrir a freelance, colaboradores o subcontratistas tan pronto como sea necesario.

día 58: tengo una pregunta para usted

octubre 23, 2008

Un total de 24 preguntas formuladas por emprendedores en torno al modelo de negocio de Agora News, respondidas en los primeros 30 minutos de debate durante el último Iniciador:

Y a continuación otras 19 preguntas específicas sobre mi trayectoria como emprendedor respondidas en la última media hora de debate:

Mi apuesta fue ‘contarlo todo’ a demanda de mis interlocutores, incluyendo píldoras aún no desveladas en ningún momento durante el recorrido de este blog. 

¿y tú? ¿te has quedado con ganas de preguntar algo?

día 57: Cuenta de resultados frente a Tesorería

octubre 20, 2008

resultados_frente_a_tesoreria
 

Lo que muestro más arriba son las dos magnitudes básicas de mi negocio desde su nacimiento, el pasado mayo, hasta la conclusión del presente ejercicio, en diciembre.

Para los menos entendidos: el hecho de haber logrado el ‘break even‘ o entrada en beneficios durante el mes de septiembre, no garantiza la supervivencia de una empresa, que realmente viene marcada por la linea roja (Tesorería o volumen de dinero que tienes en la caja).

Para los más entendidos: efectivamente hay una aberración en el gráfico. Es sabido que la Tesorería, por definición, no puede ser negativa. Cuando se acaba, se acaba (en la caja no puede haber ‘dinero negativo’). En realidad la gráfica es una simulación dando por válido el supuesto de que ‘alguien’ lo pone por ti. 

Y de hecho, los tres meses de ‘tesorería bajo cero’ han requerido que personas cercanas con un alto nivel de confianza en mí (o amor, en su defecto) hayan puesto por mí esos pocos miles de euros para evitar el colapso de la empresa. 

Tradicionalmente, el sistema bancario ayudaba a cruzar esa ‘travesía del desierto’ con apoyos financieros que iban desde el factoring hasta las pólizas de crédito. Desgraciadamente, en la actualidad, la crisis internacional impide a estas entidades cumplir muchas de las funciones que la sociedad espera de ellas.

En mi caso, como digo, el apoyo de los más cercanos, junto con el ajuste drástico de costes, han sido las muletas necesarias para cruzar el Rubicón. Conviene que cada cuál reflexione sobre los apoyos reales con los que cuenta antes de lanzar nuevos proyectos en este momento.

día 56: el tuerto guiando al ciego o cómo aconsejar cabalmente a otro emprendedor

octubre 19, 2008

En los últimos días me he encontrado, en reiteradas ocasiones, ante la difícil tesitura de escuchar y aconsejar a emprendedores (o más bien preemprendedores) que buscan desesperadamente sacar adelante sus proyectos y no terminan de dar con la tecla adecuada.

En uno de los casos, el acercamiento se basaba en una supuesta semejanza de perfiles. En palabras de mi interlocutor «tanto tú como yo hemos trabajado muchos años en un gran medio tradicional y ahora nos enfrentamos al reto de ser empresarios de la Comunicación poniendo en valor nuestra experiencia». En realidad la semejanza acaba ahí. Él fue presentador de televisión durante décadas y ahora se ha visto afectado por un ERE masivo e intenta hacer de la necesidad virtud. Jamás tuvo que dedicarse a vender, facturar o cobrar en su antiguo empleo.

En un esfuerzo loable, constituyó hace seis meses una empresa con la que intenta suministrar contenidos audiovisuales a las grandes cadenas de televisión apoyándose en su imagen personal. Pero no ha comprado cámaras porque ‘salen muy caras’. Su estrategia de producción pasa por llegar a acuerdos con grandes productoras que le den respaldo a la hora de vender contenidos. El problema es que las productoras le rechazan con el argumento «tú intentas meterte en nuestro mercado valiéndote de nuestros recursos y encima quedarte con buena parte de nuestro margen de negocio.»

Mi consejo fue que dedicase más esfuerzos a vender y menos a pelearse por el reparto de porcentajes con potenciales subcontratistas.

En otra de las ocasiones un profesional que ha desarrollado su carrerar profesional en las lides de la consultoría y ahora está decidido a emprender me expresa su desesperación por «enganchar en alguna cadena de valor dentro de la ‘cultura digital’ española». Su propuesta de valor, según explica en su plan de negocio, se basa en:

«crear un nuevo concepto de eLearning para satisfacer la demanda insatisfecha del mercado. Utilizar la creciente convergencia tecnológica y cultural de la TV con la Internet para diseñar y ejecutar metodologías para el ‘aprendizaje colaborativo’ que resultan más atractivos y facilitan la transferencia de lo aprendido en ‘el espacio virtual de aprendizaje’ a los campos reales de actuación donde se desempeñan profesionalmente los alumnos»

Mi análisis es que la inercia de la consultoría centrada en grandes organizaciones puede llegar a ser un obstáculo para empezar desde cero. Determinados planteamientos pueden ser óptimos para solicitar una subvención o incluso para que una gran empresa experimente con una nueva vía de negocio. Pero no son válidos cuando tienes que comenzar a construir algo con escasos recursos. 

Mi consejo fue «creo que lo importante cuando empiezas de cero no es tanto identificar dónde está el valor sino identificar dónde está el dinero. Después llega el momento de construir la propuesta de valor para que ese dinero cambie de manos»

Más sencillo me resultó aconsejar a un emprendedor que me llamaba desde el INEM para explicarme que no le adelantaban el pago único al intentar constituir su SL: «lo solicitas como autónomo, haces las inversiones necesarias para arrancar tu negocio y en segundo paso llega la SL»

Otro emprendedor social y amigo me confesaba recientemente «le tengo tanta aversión al excel que las previsiones de mi plan de negocio las estoy haciendo con Photoshop». No sé si se lo dije en el  momento, pero en todo caso le respondo ahora: «vas a tener que pasar por el aro de las hojas de cálculo, te gusten o no, por muy social que sea tu proyecto»

Por último, reconozco que a dos personas que estaban dudando si dejar ahora su trabajo para emprender tuve que decirles, de corazón, «espera unos meses antes de lanzarte a la piscina, porque la están drenando y aún no sabemos si el agua tiene dos metros o dos centímetros de profundidad»

Aprovecho para dejar algunos enlaces con mejores consejos de los que yo me creo capaz:

Startups, ¿ahora o en otro  momento? por Alejandro Santana

Consejos de Sequoia VC para sus startups participadas por Om Malik

El Apocalipsis ¿y aún crees que no te afectará mucho?, por Alejandro Suárez

Web 2.0 y crisis por José A. del Moral

Web 2.0 y crisis: no es para tanto por Miguel A. Díez Ferreira

El que tenga un duro, que lo guarde por Carlos Blanco (citanto a Luis Martín Cabiedes)

Por si estás pensando en buscar inversión por Javier Martín

Emprender en tiempos de crisis por Antonio Andujar

Dia 55: compartir tu experiencia con otros emprendedores

octubre 12, 2008

Esta semana he tenido el placer de participar en el foro Iniciador para compartir con medio centenar de emprendedores mi experiencia durante estos cinco primeros meses de aventura empresarial.

iniciador_oct

Tras comenzar la charla presentando mi modelo de negocio comenzó una animada charla en la que participaron casi todos los asistentes. A continuación os resumo algunas de las cuestiones más interesantes que se plantearon:, 

¿como afecta la crisis a los emprendedores? Enormemente, tanto por la parálisis del sistema financiero que en la práctica te impide acceder a recursos ajenos, como por la debilidad del mercado al que te diriges y el creciente riesgo de impagos. En mi caso, me ha llevado a redimensionar mi plan de negocio, comenzando con una estructura mucho más pequeña que me ha permitido alcanzar el break even en la mitad de tiempo. Algo absolutamente imprescindible para sobrevivir en los tiempos que corren. Por otro lado, la crisis genera oportunidades como la necesidad de las empresas de reducir costes buscando nuevos proveedores, más económicos, y la disponibilidad creciente de profesionales con menores expectativas salariales en el mercado de trabajo.

¿como puede ahorrar el emprendedor en los primeros meses?  Sin duda una de las claves es la ubicación física del negocio. Trabajar desde casa puede resultar tentador e incluso recomendable en los momentos iniciales pero a medio plazo puede tener un alto precio en términos de productividad y generar disfunciones en el ámbito social, familiar y personal. Además, no resulta adecuado para trabajar en equipo. Mi recomendación es solicitar un despacho en algún vivero de empresas con lo que se ahorra fácilmente entre 1.000 y 2.000 euros al mes además de evitar los quebraderos de cabeza vinculados a las licencias, la limpieza y la seguridad. En otro post he explicado recientemente otras fórmulas para ajustar los costes al máximo.

¿emprender para vender tu empresa o para hacerla grande? Fueron varias las preguntas que me hicieron en este sentido y que inevitablemente me trajeron a la cabeza la idea de ‘dar el pelotazo’. Aunque son frecuentes los análisis que afirman que si no te planteas un ‘exit’ no mereces el interés de los inversores yo no puedo sino decir que me gusta mi profesión y por eso pongo en marcha una empresa periodística con la que aspiro a tener unos ingresos dignos y a realizarme profesional y personalmente. Además ya tengo el inversor que me interesaba, y que me ha proporcionado el apoyo financiero e industrial que precisaba para arrancar.

Hay otras referencias interesantes a mi participación en Iniciador en los siguientes blogs (gracias a todos 🙂 ):

Iniciador

Loogic

Wilhelm Lappe

Desencadenado

día 54: el meollo de las facturas y la liquidación trimestral del IVA

septiembre 29, 2008

Como siempre que concluye un trimestre son legión los autónomos y empresarios (yo entre ellos) preocupados con el saldo que presentan las facturas emitidas y recibidas durante el periodo. La razón es el particular sistema de recaudación del IVA en nuestro país. Pero vayamos por partes:

Si es la primera vez que emites una factura, debes tener en cuenta varios aspectos para hacerlo correctamente. La primera es que el importe y las condiciones de pago de la factura deben estar claramente pactados de antemano con tu cliente. Tener que anular y repetir facturas es la forma más tonta de perder el tiempo.

Otra cuestión relevante son los elementos que componen la factura. Se trata de un documento con valor jurídico y debe contener necesariamente los siguientes datos:

– número de factura

– fecha de emisión

– datos fiscales del emisor y del receptor de la factura

– concepto (producto vendido o servicio prestado) e importe

En este ejemplo puedes ver lo descrito hasta aquí:
factura1

 

En la parte inferior de la factura suele figurar el importe del impuesto aplicable (en este caso el 16% de IVA), el total resultante tras sumar el importe y el impuesto, así como la condiciones de pago (contado o vencimiento a x días). Opcionalmente se puede indicar el número de cuenta bancaria donde realizar el ingreso. A continuación tienes una muestra:
factura2

 

Queda claro que en cada venta o compra que hacemos hay que añadir, sobre el precio de partida el importe del IVA o impuesto aplicable. Lo más habitual en el ámbito empresarial en nuestro país es pagar un 16% más por las cosas que compras y recibir un 16% más por las cosas que vendes. 

Y una vez concluido cada trimestre toca saldar cuentas con Hacienda: si has recaudado más IVA del que has pagado, te tocará abonar la diferencia durante los meses de abril, julio, octubre y enero. Sin embargo, si el resultado sale a tu favor, la administración no te transfiere la diferencia hasta el año siguiente. 

Al margen de la evidente injusticia recogida en el párrafo anterior, hay otra circunstancia que aún trae más de cabeza a los emprendedores: el cálculo no se hace sobre las entradas y salidas de caja, sino sobre lo reflejado en las facturas emitidas durante el periodo. Es decir, que una factura emitida en septiembre con vencimiento a 90 días te obliga a abonar el 16% correspondiente el 21 de octubre aunque tú no la vayas a cobrar hasta las navidades (sin tener en cuenta la posible morosidad).

En mi  caso concreto, los cálculos provisionales para el trimestre que hoy acaba serían los siguientes:

IVA reflejado en las facturas emitidas: 6.801 €

IVA reflejado en las facturas pagadas: 1.432 €

Saldo a favor de la Administración:     5.369 €

Con el agravante de que los pagos los he hecho todos al contado mientras que la mayor parte de las ventas aún no las he cobrado. Como mi tesorería no podría soportar esta situación, he recurrido a la fórmula a la que tantos emprendedores se acogen para sobrevivir en estas circunstancias: en lugar de emitir las facturas que tenía previstas para este mes de septiembre he pactado con mis clientes que las emitiremos con fecha 1 de octubre, posponiendo con ello un trimestre la correspondiente liquidación.  Ellos contentos porque se dilata su periodo de pago y yo feliz porque durante los tres meses de prórroga cobraré la mayor parte de las facturas y podré cumplir dignamente con Hacienda.

día 53: seguimiento económico-financiero

septiembre 21, 2008

El único medio para saber cómo está evolucionando nuestro negocio y el margen de maniobra con el que contamos según avanza el tiempo es llevar una contabilidad lo más constante posible que nos permita comparar los resultados reales con aquellos marcados previamente en nuestro presupuesto anual.

En este caso he aprovechado el comienzo de curso para poner al día todas las cuentas (horas y horas de recopilar facturas, consultar movimientos bancarios y rellenar hojas de cálculo) hasta obtener la tabla comparativa que podéis ver a continuación (los números del presupuesto original están en negro mientras que los reales están en rojo o azul según los casos):

comparativa_resultados_previstos y reales

En la parte de ingresos no hay una gran desviación con respecto a las previsiones. Tan sólo es destacable que el comienzo ha costado algo más de lo planificado, si bien luego hemos recuperado rápido el terreno perdido.

Sin embargo, la parte de gastos es la que marca la diferencia: gracias a la aplicación estricta de una ‘economía de guerra’ fruto del momento de crisis que vivimos, el gasto de estos primeros cinco meses ha sido casi un 50% inferior a lo presupuestado, con un reflejo inmediato en los resultados obtenidos.

Hay varias claves que explican cómo hemos logrado estos costes sensiblemente menores a lo previsto: 

1. plantilla muy ajustada: este punto resulta crucial, ya que el volumen de trabajadores tiene un efecto multiplicador sobre el resto de partidas. Iremos incorporando nuevos redactores únicamente cuando la demanda de nuestros clientes lo justifique.

2. eliminación de todos los gastos prescindibles: Internet reemplaza al quiosco, el correo electrónico al postal y el Metro predomina en nuestros desplazamientos.

3. partíamos de un presupuesto conservador: siguiendo el consejo de varios lectores de este blog, el presupuesto original estaba inflado aproximadamente en un 15% respecto a los cálculos realizados. Se puede comprobar como en prácticamente todas las partidas nos hemos situado por debajo de lo previsto (Relaciones Públicas es la excepción 😉 )

4. aplazamiento de la financiación bancaria: debido a la restricción y endurecimiento del crédito, así como a la ampliación de capital realizada en julio me he permitido el lujo de posponer el momento de pedir dinero al banco. De paso hemos logrado un ahorro muy sustancial en las correspondientes letras mensuales.

El balance es que septiembre se convierte en el primer en que estamos, aunque por poco, en positivo: 29 euritos que saben a gloria 🙂

día 52: incorporar estudiantes en prácticas

septiembre 13, 2008

Hacer cantera siempre es una buena idea y en el caso de un nuevo proyecto, una oportunidad ilusionante tanto para los que se incorporan como para los veteranos que comprobamos como enseñar es la mejor forma de aprender.

Incorporar becarios a una redacción o a cualquier otro tipo de estructura empresarial es una práctica que debe hacerse ateniéndose a unos determinados principios éticos y profesionales:

– Utilizar en la medida de los posible los cauces jurídicos adecuados: firmar un convenio con la universidad o centro de estudios correspondiente y respetar las normas de dicho acuerdo, como la figura de un tutor para cada estudiante y la existencia de una duración mínima y máxima para dichas prácticas.

Remunerar adecuadamente el esfuerzo de las personas: a pesar de que el principal beneficio para el estudiante en prácticas es la experiencia, habilidades y rodaje profesional que obtiene durante su desempeño en la redacción, en la medida en que está sacando trabajo adelante es justo remunerar económicamente su aportación y abonarle los gastos en los que incurre con motivo de sus prácticas. 

Centrar su actividad en sus intereses profesionales: esto debe quedar muy claro al principio de las prácticas. En nuestro caso, se trata de hacer ‘Periodismo y producción audiovisual’ y no fotocopias ni labores administrativas. Dar pequeñas responsabilidades que se van incrementando conforme avanzan las prácticas es, a menudo, una buena idea.

– Proporcionar los medios idóneos para su aprendizaje: tanto los medios materiales (ordenadores, acceso a Internet, cámaras…) como húmanos (deben saber a quién pueden recurrir ante cualquier duda o dificultad).

No utilizar a los becarios como sustitutos eventuales de profesionales en plantilla: típico de los períodos veraniegos, es muy común que cuando el ‘titular’ vuelve de vacaciones el becario tenga que ‘levantarse’ de su silla y acabar sus prácticas. Se trata de un desperdicio tanto para el estudiante como para la empresa. Un becario con la actitud y progresión adecuadas debe tener, en la medida de lo posible, posibilidades reales de incorporarse en el futuro a la plantilla de la empresa.

Seguimiento y evaluación de sus prácticas: el estudiante tiene derecho a saber si el aprovechamiento que ha hecho de su tiempo ha sido el adecuado y, en caso negativo, conocer las razones, así como las pautas que debería seguir para avanzar en su carrera profesional.

 

Desde la perspectiva del emprendedor es muy importante que la selección de los candidatos sea lo más rigurosa posible ya que, mientras que un buen becario soluciona problemas y eleva la velocidad de crucero del proyecto, un becario problemático puede convertirse en una fuente constante de quebraderos de cabeza y un despilfarro de los recursos siempre escasos de una start-up.

En mi caso no podría estar más contento con la incorporación de Boris y Pablo, así como con la breve pero productiva estancia de Christopher, quien de momento ha tenido que regresar a Amsterdam para proseguir sus estudios de periodismo multimedia.